我从有效的工作管理中学到的事。

愿望是生活管理能一样起作用。

前言

我,一个效率工具失败体验大全,一个各种自律方法的热血实践者,一个一直在开始从未能坚持的人。

我给自律的定义是:能够去做自己认为重要的事。

我想达到的状态:有质量的度过时间,无论是工作的闲暇还是可以自由安排的时间,我希望要么在看有趣的信息,要么做点会增加自我认同的事(指我觉得有价值的事)。

前面的博客中我说到,我完全失控了,开始强迫性刷手机,于是我对自己采取了强制手段,从线上自习室,到直播学习。直播被证明是很有效的他律手段,它也治好了我的强迫性刷手机。但是这种自我控制有一个弊端,并非出于喜欢而去做某件事,从中得到的快乐也大大减少了。而且,这种自我控制的背后,隐藏着对成功的焦虑。

我只是希望我的时间用于有用的事,但是我并没有把注意力放在具体的事情上。比如我没有把看完《积极心理学》当做这段时间的目标和任务,但是我却会每天责怪自己读这本书的进度很慢。以此来责怪自己效率低、浪费时间。

正像我在某篇文章里读到的观点,焦虑,都来源于模糊。

“为什么我的工作项目计划就可以完成的很好,从未有过逾期,而轮到个人事项上就完全失控了?”

就在我又一次的自问之后,我忽然想到,不如总结下工作计划能行得通的关键,然后尝试着迁移到个人管理中。

于是我拿起笔,开始列清单。

工作计划能高效完成的原因

  • 需求范围:知道一个项目都包含什么功能,每部分都要完成什么功能都很清晰。
  • 个人效率:对自己的效率心中有数,知道自己大概每天能做多少工作量。知道自己集中注意力的极限是什么,专注多久会比较轻松。这些都是经过实践和观察的。
  • 算总工时:可以估出该项目总共是多少工作量,以自己的效率,需要多少工时。在此基础上增加一定的工作日做缓冲。
  • 分里程碑:对项目各个功能块儿的先后心中有数,从而对每个功能块需要在什么时间节点完成有所规划。
  • 执行:按功能块的先后顺序,一块一块的做,有时候一个块需要2-3天,那么只要估计着在这个时间内能完成就好。当天的效率高,后面就能轻松点;当天的效率低,第二天就要做好赶进度的准备。守住每一个里程碑的deadline,最后收尾时间查漏补缺即可。

将工作经验迁移到个人目标

  • 以目标为生活立项(确认要做这个项目了,对个人来说就是你确定这个事情要做)
  • 分析需求,和把客户的想法转为可以开发和执行的开发需求一样,我们也需要把自己的愿景明确为可以执行可以衡量结果可交付项目。然后分析要完成该目标需要做的所有事情,也就是拆解为任务块。
    • 🌰 举个例子来说,“一个月读5本书”只能叫做方向目标,“读完《幸福的方法》”才是可以衡量和执行的具体项目,这个项目的任务就是读完15个章节,所有任务完成,这个项目必定完成,不存在模糊。
  • 个人效率:分析自己每天的可用时间和精力状态,通过有意的观察和测量,知道自己每天的可用时间内大概能做多少事情。拿工作党来说,每天的可用时间可能是5小时,可是剩余的精力可能只能完成1小时精力充沛时的工作量。
    • 🌰 拿上面的例子来说,据观察,工作日的个人可安排时间,我每天的精力只能做1.5小时的事情,其中只能专注1小时,其他时间会做一些手账、查资料之类的事。
  • 算总工时:预估这个个人项目需要多久才能完成。如果分析需求那一步做好了,对于每一个任务块的工作量是清晰的,那么这个项目的总时间是可以算出来的。
    • 🌰 例子:《幸福的方法》在手机上是337页,这个长度我过去的经验是:工作之外专心看这一本书的话,3天能看完。如果是休息日,1天能看完,前提是需要专注。那么预估这本书总共需要6个小时的时间能看完。
  • 分里程碑:如果说总工时是排除现实条件的所需工时,那么里程碑就是需要考虑现实情况的日程安排。根据自己的效率,以及同一时间段内会有的其他任务或日程安排,简单写下为这个项目安排的时间线,即计划每个任务块的完成日期。
    • 🌰 例子:根据我观察到的自己的效率,我每天只能专注1小时,同时如果我在休息的闲暇也用于看书,不费力的话也可以多出半个小时的有效时间。那么在我没有其他事情安排的情况下,我要读完《幸福的方法》需要4天。如果我这个星期同时要进行每天30分钟的打字练习,这30分钟要占去我每天一半的专注时间,那么我读《幸福的方法》这个项目的时间就需要调整。
    • 现在假设我这几天只有读书这一件事,这本书除掉后记之类的,有300页,15个章节,分为4天的话,一天只用读80页即可。这是在工作日的情况下。如果是休息日,则可以自由增加阅读时间。现在里程碑就是,第一天读到80页,第二天读到160页,第三天读到240页,第四天读完,再增加一天的冗余时间,用于回顾和做笔记。
  • 安排进日程:写进周计划里。
  • 执行:当天根据自身时间和身体、精力状态执行计划。当天结束后根据进度,调整后续的进度安排。
    • 读书这个例子的任务时间很均匀,基本不需要在单个里程碑内调整进度。
    • 🌰 但如果是写文章之类的事情,假设:第一个里程碑是收集课题资料,需要3天;第二个里程碑是完成初稿,需要7天,第三个里程碑是修改,需要3天;第三个里程碑是发布,需要2天。
    • 🌰 假设我现在在第一个里程碑,第一天因为别的事情没能怎么收集资料,进度为1%(仅仅是开始了),那么剩下的2天每天我要完成50%的收集资料任务。如果截止到第二天,我收集的资料估计着只有30%(根据需要的一些关键信息点来衡量),那么我第三天就要想办法完成所有资料的收集。并且,从第二天的进度来看,可能我的资料来源渠道不太高效,那么第三天我要想办法去找更有效的信息来源,以确保第一个里程碑能够在第三天完成。
    • 一整个循环就是:计划->执行->根据进度调整之后的计划(第一天进度为1%,第二天需要达到50%)->再执行->再根据执行情况分析和调整之后的行动方案(找更有效的信息来源)和计划(最后一天要完成剩下70%的资料收集)。

结语

以上就是我的总结。接下来我要进行这项生活实践了,找一件明确的事情,立项、计划和执行。不在模糊的事情上去打击自己。

2022年的年计划正在来的路上(虽然我还没开始,但我知道它一定会虽迟但到),在这个节点,调整自己的计划和执行能力,真是再好不过了。

这期分享仅为个人的思考,如果对你有所启发,欢迎告诉我。也欢迎一起进行这项行为实验。

谢谢你看到这里,下期见!